Hoe facturen maken: Gratis tools, Word en Excel
Wie voor het eerst als ondernemer aan de slag gaat, stuit al snel op de vraag: hoe maak ik eigenlijk een factuur? Het goede nieuws is dat je geen dure software nodig hebt. Microsoft Excel en Word bieden gratis sjablonen aan die je direct kunt gebruiken. Daarnaast zijn er talloze online generators en downloads die het proces een stuk eenvoudiger maken. In deze gids doorlopen we alle opties — van volledig gratis tot professioneel — zodat je precies weet wat het beste bij jouw situatie past.
Top gratis tools: 5 (Canva, Wise, QuickBooks) · Populaire methodes: Online generators, Word, Excel · Legale optie: Handgeschreven facturen toegestaan · AI-ondersteuning: ChatGPT mogelijk · Sjablonen beschikbaar: Word en online
Overzicht
- Online generators (Canva, Wise, QuickBooks) bieden gratis factuursjablonen aan (Ondernemen en Internet)
- Microsoft biedt gratis factuursjablonen in Excel en Word aan (Microsoft Excel)
- inv24.nl biedt meer dan 30 gratis factuur voorbeelden in pdf, Excel, Word en Google Docs (inv24)
- Specifieke btw-tarieven per dienst vereisen verificatie bij de Belastingdienst
- Internationale factuurvereisten variëren per land
- Gratis Microsoft Office-sjablonen beschikbaar in 2026 (Microsoft Excel)
- inv24.nl biedt meer dan 30 gratis factuur voorbeelden in 2026 (inv24)
- Kies je methode: online generator voor snelheid of Word/Excel voor volledige controle (Winkelfactuur)
- Sla je favoriete sjabloon op als .dotx voor hergebruik (Winkelfactuur)
De onderstaande tabel vat de belangrijkste specificaties en aanbevelingen samen voor snelle referentie.
| Element | Details |
|---|---|
| Top tool | Canva (100% customizable) |
| Alternatieven | Wise, QuickBooks, Stripe |
| Office compatibel | Word, Excel templates |
| AI ondersteuning | ChatGPT via HubSpot |
| Legaliteit handgeschreven | Toegestaan mits verplichte gegevens aanwezig |
| Aantal gratis voorbeelden | inv24.nl biedt meer dan 30 |
| Sjabloon extensie | .dotx voor Word-sjablonen |
| Aanbevolen marges | 2 cm aan alle zijden |
| Tuxx sectoren | Groothandel, cateraar, schildersbedrijf, aannemer |
Hoe maak ik mijn eigen facturen?
Een professionele factuur begint met de juiste informatie. Zolang je de verplichte gegevens op je factuur vermeldt, ben je vrij om de indeling ervan te bepalen (Voorbeeld Office). Iedere ondernemer moet facturen sturen en deze moeten op de correcte manier zijn opgesteld.
Benodigde informatie
- Bedrijfsnaam, adres en contactgegevens van jouw bedrijf
- Bedrijfsnaam en adres van de klant
- Factuurnummer (uniek, oplopend)
- Factuurdatum en betaaltermijn
- Omschrijving van geleverde producten of diensten
- Hoeveelheid, eenheidsprijs en totaalbedrag
- Btw-tarief en btw-bedrag
- Totaalbedrag inclusief btw
“Zolang je de verplichte gegevens op je factuur vermeldt, ben je vrij om de indeling ervan te bepalen. Dit geeft ondernemers maximale flexibiliteit bij het opstellen van hun facturen.”
— Voorbeeld Office, praktijkadvies voor MKB
Tips voor professioneel ontwerp
Je moet zorgen dat de factuur helder is en dat je afnemers en de boekhouder de informatie duidelijk kunnen lezen (Voorbeeld Office). Voor een nette opmaak in Word moet je marges van 2 cm aan alle zijden kiezen (Winkelfactuur).
De implication: een verzorgde factuur straalt professionaliteit uit en voorkomt onduidelijkheden bij de ontvanger.
Kan ik een gratis factuur maken?
Ja, er zijn volop gratis mogelijkheden. Je kunt gratis facturen maken in Excel en Word met behulp van templates (Ondernemen en Internet). Online generators bieden de snelste route naar een professionele factuur.
Online gratis generators
Canva biedt 100% aanpasbare templates aan waarmee je gratis facturen kunt maken. Na aanpassing kun je facturen per e-mail versturen of afdrukken (Microsoft Excel). Wise biedt een eenvoudige online tool voor aanmaken en versturen. QuickBooks heeft een gratis generator die professioneel ogende facturen produceert.
Downloadbare sjablonen
inv24.nl biedt meer dan 30 gratis factuur voorbeelden in pdf, Excel, Word en Google Docs/Sheets formaten. Alle factuur voorbeelden op inv24.nl kunnen worden gedownload, bewerkt en gepersonaliseerd (inv24). Onderneming.nl biedt eveneens gratis voorbeeld facturen in Word, Excel en als pdf-bestand aan (Onderneming.nl).
Excel-factuursjablonen zijn aanpasbaar en je kunt het ontwerp eenvoudig aanpassen door het logo van je merk toe te voegen (Microsoft Excel). Je kunt kleurenschema’s en lettertypen wijzigen in Excel-factuursjablonen om ze aan te passen aan je huisstijl.
“De eenvoudigste manier is om een bestaand factuursjabloon te wijzigen omdat alle benodigde berekeningen al voor je gemaakt zijn. Dit bespaart tijd en voorkomt fouten.”
— Excel-boekhouden.nl, boekhoudtips voor ondernemers
Canva, Wise en QuickBooks bieden gratis kant-en-klare templates die je in enkele minuten kunt aanpassen en versturen. Dit is ideaal als je snel een professionele factuur nodig hebt zonder tijd te besteden aan opmaak.
De pattern: online generators winnen aan populariteit omdat ze geen installatie vereisen en direct resultaat leveren.
Kan ik facturen maken in Word of Excel?
Absoluut. Microsoft Office heeft gratis voorbeeld-facturen beschikbaar in Excel en Word (Ondernemen en Internet). Beide programma’s bieden volledige controle over het ontwerp en de lay-out.
Word sjabloon gebruiken
Je kunt een professionele factuur in Word maken door een leeg document te openen en de pagina in te stellen op A4-formaat (Winkelfactuur). Microsoft Support biedt professioneel uitziende facturen met sjablonen die je voor je bedrijf kunt aanpassen (Microsoft Support).
Je kunt een factuur in Word opslaan als Word-sjabloon (.dotx) voor hergebruik (Winkelfactuur). Na het opslaan als Word-sjabloon kun je het volgende keer via Bestand > Nieuw > Persoonlijk je sjabloon selecteren. Je bepaalt zelf welke informatie op welke plaats wordt weergegeven en hoe de factuur is gestructureerd in Excel (Onderneming.nl).
Excel voor berekeningen
Er zijn twee manieren om facturen in Excel te maken: zelf een factuur-layout maken of een bestaand factuursjabloon aanpassen (Excel-boekhouden.nl). De eenvoudigste manier is om een bestaand factuursjabloon te wijzigen omdat alle benodigde berekeningen al voor je gemaakt zijn.
Je kunt basisformules in Excel gebruiken om de btw-tarieven en totalen van de factuur te berekenen zonder macro’s (Excel-boekhouden.nl). Je kunt gratis de Excel-sheet van Excel-boekhouden.nl downloaden met een tabblad ‘Factuur maken’. Het is mogelijk om met behulp van Excel administratie lijsten te koppelen aan je facturen.
Kies Word als je volledige controle wilt over de opmaak en tekeningen. Kies Excel als je automatische berekeningen wilt voor btw en totalen, en als je meerdere facturen wilt koppelen aan je administratie.
De implication: Excel’s automatische berekeningen maken het de beste keuze voor ondernemers die veel facturen versturen.
Zijn handgeschreven facturen legaal?
Ja, handgeschreven facturen zijn wettelijk toegestaan mits alle verplichte gegevens erop staan. In Nederland hoeven facturen niet digitaal of professioneel opgemaakt te zijn — een factuur is geldig als bewijs van levering en betaling zolang de wettelijk verplichte informatie aanwezig is.
Wettelijke eisen
Een factuur moet altijd de volgende verplichte gegevens bevatten: jouw bedrijfsgegevens, de klantgegevens, factuurnummer, datum, omschrijving van de geleverde goederen of diensten, hoeveelheden, prijzen, btw-bedrag en totaalbedrag. Zolang je deze gegevens vermeldt, ben je vrij in de opmaak.
Wanneer toegestaan
Handgeschreven facturen zijn toegestaan in alle situaties, maar worden afgeraden voor professionele zakelijke relaties. Een professionele factuur straalt betrouwbaarheid uit en voorkomt vragen bij de boekhouder of de Belastingdienst. Voor langdurige zakelijke relaties is een professioneel ogende factuur aan te raden.
Wat dit betekent: zelfs als starter kun je met pen en papier beginnen, maar de stap naar een digitaal sjabloon loont snel voor je professionele imago en administratieve overzichtelijkheid.
Kan ChatGPT een factuur genereren?
ChatGPT kan helpen bij het schrijven van factuurteksten, maar voor een volledige factuur zijn gespecialiseerde tools beter geschikt. HubSpot biedt een AI Invoice Generator die specifiek voor dit doel is ontworpen. Combineer AI-ondersteuning met templates voor het beste resultaat.
AI tools zoals HubSpot GPT
HubSpot AI Invoice Generator kan een basis factuur genereren op basis van jouw input. Je voert bedrijfsgegevens, producten en prijzen in, en de tool produceert een gestructureerd document. ChatGPT kan teksten schrijven voor omschrijvingen en voorwaarden, maar mist ingebouwde berekeningen.
Beperkingen en nazorg
AI-gegenereerde facturen vereisen altijd handmatige controle. Controleer alle bedragen, btw-berekeningen en contactgegevens voordat je de factuur verstuurt. De sterkste aanpak: gebruik AI voor inspiratie en tekst, en een template voor de structuur en berekeningen.
AI-generatoren zijn handig als startpunt, maar kunnen geen volledig op maat gemaakte, professioneel ogende factuur vervangen. Gebruik ze voor inspiratie en basisteksten, niet als eindproduct.
The catch: AI schittert bij tekstgeneratie maar faalt bij financiële berekeningen — combineer beide voor optimale resultaten.
Stappenplan: factuur maken in Word
Microsoft biedt gratis factuursjablonen in Word die je direct kunt gebruiken en aanpassen aan je bedrijfsstijl (Microsoft Support). Volg deze stappen voor een professionele factuur:
- Open een nieuw document in Word en ga naar Bestand > Nieuw
- Zoek naar factuursjabloon typ “factuur” in het zoekvak van Microsofts online sjablonen
- Kies een sjabloon dat past bij je bedrijfsstijl en klik op Maken
- Pas de velden aan met je bedrijfsgegevens, logo en huisstijlkleuren
- Vul de factuurgegevens in: klantgegevens, factuurnummer, datum, producten en prijzen
- Controleer alle bedragen en btw-berekeningen
- Sla op als .docx voor bewerking of als PDF voor verzending
- Verstuur per e-mail of print de factuur
Je kunt een factuur in Word opslaan als .dotx sjabloon voor toekomstig hergebruik, zodat je niet telkens opnieuw hoeft op te starten.
Stappenplan: factuur maken in Excel
Excel biedt het voordeel van automatische berekeningen voor btw en totalen. Je kunt gratis facturen maken in Excel met behulp van templates (Ondernemen en Internet). Bij het maken van een eigen factuursjabloon in Excel moet je basiskennis Excel hebben (Excel-boekhouden.nl).
- Open Excel en kies voor Nieuw > Sjabloon zoeken
- Typ “factuur” in het zoekvak en bekijk de beschikbare templates
- Download een geschikt sjabloon of pas bestaande cellen aan
- Voeg je bedrijfsgegevens toe in de daarvoor bestemde velden
- Pas de formule aan voor btw-berekening (standaard 21% of 9%)
- Voeg producten of diensten toe met beschrijving, hoeveelheid en prijs
- Controleer de automatische totalen en pas indien nodig aan
- Sla op als .xlsx en converteer naar PDF voor verzending
Tuxx biedt 4 factuursjablonen voor Excel: groothandel, cateraar, schildersbedrijf en aannemer. Deze sectorspecifieke templates zijn direct bruikbaar en bevatten relevante velden voor jouw bedrijfstak.
The pattern: sectorspecifieke templates elimineren handmatig invoerwerk door vooraf ingestelde velden voor veelvoorkomende kostenplaatsen.
Bekende bronnen voor gratis factuursjablonen
Op het gebied van gratis factuursjablonen springen een paar bronnen eruit door hun aanbod en gebruiksgemak:
- Microsoft Excel (excel.cloud.microsoft) — Gratis online templates met aanpasbare ontwerpen en directe integratie met Office
- inv24.nl — Meer dan 30 gratis voorbeelden in pdf, Excel, Word en Google Docs formaten
- Excel-boekhouden.nl — Gratis boekhoudsjabloon met factuur- en btw-overzicht functionaliteit
- Onderneming.nl — Gratis voorbeeld facturen in Word, Excel en PDF
- Winkelfactuur.nl — Stap-voor-stap instructies voor professionele Word-facturen
Excel-Boekhouden.nl biedt een gratis boekhoudsjabloon waarmee je zelf facturen en een overzicht voor de btw-aangifte maakt (Ondernemen en Internet). Boekhoudeninexcel.nl biedt een groot aantal templates, de meesten tegen een eenmalige vergoeding.
De implication: de combinatie van gratis en betaalde bronnen dekt vrijwel elk gewenst niveau van professionaliteit en complexiteit.
Gerelateerde lectuur: Hoe facturen maken met gratis sjablonen in Word en Excel · factuur maken met Excel
Veelgestelde vragen
Wat moet er op een factuur staan?
Een factuur moet de volgende verplichte gegevens bevatten: jouw bedrijfsnaam, adres en KvK-nummer, de klantgegevens, een uniek factuurnummer, factuurdatum, datum van levering of dienst, een duidelijke omschrijving van producten of diensten, hoeveelheid en prijs, btw-bedrag uitgesplitst naar tarief (21% of 9%), en het totaalbedrag inclusief btw.
Hoe verstuur je een factuur?
Je kunt facturen in Word of Excel invullen en elektronisch als PDF verzenden of afdrukken (Microsoft Support). PDF is het meest gebruikelijke formaat voor digitale verzending. Verstuur de factuur per e-mail naar je klant met een duidelijke betaaltermijn vermeld.
Welke factuur apps zijn er?
Populaire apps voor facturering zijn onder andere Canva (gratis templates), Wise (online facturatie), QuickBooks (professioneel), en Square (mobiel). Voor Nederlandse ondernemers zijn er ook gespecialiseerde apps zoals Moneybird en Factoor die voldoen aan Nederlandse factuurvereisten.
Verschil tussen factuur en bon?
Een factuur is een officiële betalingsvraag naar je klant en heeft wettelijke vereisten. Een kassabon of kwitantie is een bewijs van betaling na levering. Voor zakelijke transacties tussen ondernemers is een factuur verplicht; voor consumentenverkoop volstaat een kassabon.
Hoe nummer je facturen?
Een factuurnummer moet uniek zijn en opeenvolgend. Veelgebruikte systemen zijn: jaar-maand-nummer (bijvoorbeeld 2025-01-001) of een simpel oplopend nummer met voorvoegsel (FAC-001). Belangrijk is dat elk nummer maar één keer voorkomt en dat de volgorde logisch is voor je administratie.
Kan ik facturen in PDF sturen?
Ja, PDF is het standaardformaat voor het versturen van facturen per e-mail. Zowel Word als Excel bieden de mogelijkheid om documenten op te slaan als PDF. Dit zorgt ervoor dat de opmaak behouden blijft ongeacht het programma waarmee de ontvanger het opent.
Wat als klant niet betaalt?
Stuur eerst een vriendelijke betalingsherinnering. Bij uitblijven van betaling volgt een formele aanmaning met een extra termijn. Daarna kun je een incassobureau inschakelen of juridische stappen ondernemen. Zorg dat je altijd schriftelijke afspraken hebt vastgelegd en bewaar alle communicatie.
Meer gerelateerde berichten
Pakistaanse Chapli Kebab Bij Mij in de Buurt | Dublin
Hoe maak je een screenshot op computer? Windows-stappen
Samsung Galaxy A35 5G – Specificaties, review en prijs
Hoe maak je een screenshot op PC: Windows 10/11 gids
Hoeveel Gram Zout Per Dag – Officiële Richtlijn En Risico’s
Rode Vlek Tekenbeet Herkennen Foto’s – Symptomen, Tijdlijn en Huisartsadvies
Wat is HRV Status? Garmin Uitleg, Betekenis en Waarden
Cast van The Sound of Music: nog levende acteurs en feiten
